Visio流程圖軟體入門介紹
「畫流程圖有需要另外買軟體嗎？！不是用Word或PowerPoint畫一畫就好」，或許各位在職場中也有聽過這樣的話。小編認為，若是要有效率地繪圖及修圖，的確是有使用專業軟體的必要。流程圖繪圖軟體中又以Microsoft的Visio較為通用，本篇文章將針對流程圖使用目的、Visio版本及Visio軟體操作方式來進行說明。
什麼是流程圖？
於業界裡，各個管理系統的文件中有著各式各樣的管理圖，例如組織編制圖、SOP作業流程圖、風險管理中的失誤樹分析圖等等。其中又以SOP作業流程圖較為複雜及修改頻率較高，故本文章特別針對流程圖來進行介紹。(其他的圖大都可以Word或PowerPoint進行繪圖或使用相應的增益集)。
若各位讀者已進入業界，相信大多數的人都需要閱讀或設修定標準作業流程SOP(Standard Operating Procedure)，各公司都會有很多的SOP，SOP的內容有好有壞，業界有一句話「好的SOP可以讓完全不懂的人進行操作」，雖然此話有點誇張，但其實是闡述了SOP的精神所在：不漏掉任一個步驟及細節。
那什麼是壞的SOP呢？例如：沒有涵蓋所有操作步驟、文字敘述冗長沒重點、邏輯矛盾及缺少照片及圖表等等。
而繪製流程圖基本上可避免掉上述所提的SOP問題點，以下圖「工作安全許可申請流程」為例，此圖可讓人清楚看出每一個步驟不同單位的人要做什麼、要記錄什麼表單(文件)，及可看出步驟邏輯判斷下所接續到不同的流程。另亦利於相關人員進行檢討。
流程圖繪圖軟體中以Microsoft的Visio較為通用(本文章介紹)，另外還有像Draw.io也是同類型軟體。
Visio版本介紹
若是單買Visio軟體，共分為兩個版本：Visio Plan 1和Visio Plan 2，訂閱費用分別是5美元/月及15美元/月(如下圖)，Plan 2主要是較Plan 1多了桌機板(可持續更新)及可應用在更多的應用程式中。
另外，Visio軟體其實也包含在Microsoft 365訂閱方案中的附屬App裡，如下圖是Microsoft 365 Apps for business方案中的所有App。
此附屬於Microsoft 365方案中的Visio版本，較上述Plan 1/Plan 2版本差別主要是：僅有網頁版及流程圖範本種類較少。
但其實此版本的功能也已足夠繪製大多數的流程圖，為節省費用，小編推薦企業公司訂閱Microsoft 365就可以了。本篇文章亦是以此版本來進行操作步驟說明。
Visio操作步驟說明
因本篇文章係使用Microsoft 365附屬的Visio網頁版軟體來做講解，故還不了解如何登入Microsoft 365網頁版(連結)的讀者請先參考此篇文章：如何購買、安裝及登入Microsoft 365商業版軟體。
Apps選單點選Visio或進入至所有Apps裡面點選。
進入Visio後可先點選空白檔案或直接選擇想要的範本。(如下圖)
開啟空白檔案後，再點選Tab File。(如下圖)
然後在開新檔案(New)中，會有完整的範本清單供使用者選擇，此範例中選擇的是：流程圖範本(Flowchart Template)。
進入後，此範本的可用圖形會出現在左邊視窗中，右方則是作圖區域。(如下圖)
操作方式為：以滑鼠點選拖拉圖形，將其拉至作圖區，不同的圖形間可也可便利地拉出關聯線(官方稱連接器)。(如下動圖)
另外，也可利用快速圖形(Quick Shapes)功能，直接作出下一個圖形。(如下動圖)
圖形及關聯線上都可以滑鼠點擊兩次，進行輸入文字。(如下動圖)
亦可便利地調整關聯線的長寬及形狀。(如下動圖)
若要變更圖形填滿色彩及外框色彩，可先點選圖形，再進入Tab Shape中進行調整。(如下圖)
Tab 選單功能介紹
- Home 常用
Visio跟其他Office軟體一樣，Tab Home中有複製格式(Format painter)功能。(如下圖)
例如修改某一個圖形的格式(顏色、字體大小等等)，可用此功能將格式複製貼上到其他圖形中。(如下動圖)
另若要將多個圖形進行水平均分或垂直均分，可使用定位圖案(Positions Shapes)的功能中。(如下圖)
當然也少不了移動物件所在圖層的功能，如移到最上層(Bring to Front)、移到最下層(Bring to Back)。(如下圖)
- Insert 插入
Tab Insert功能則較單純，包含了圖片(Pictures)、文字方塊(Text Box)及繪圖圖形(Draw Shape)等功能。
例如以文章一開始的流程圖範例來說，一些表框、分隔線就可以使用插入直線和文字方塊的功能。(如下圖)
- Design 設計
Tab Design裡包含了幾個重要功能，如佈景主題(Themes)、佈景主題色彩(Themes Colors)。(如下圖)
及連接器樣式(Connector Style)，樣式包含了直角(Right Angle)、直線(Straight Lines)及曲線(Curved Lines)。(如下圖)
另外還有一個不錯的功能為圖表版面配置(Diagram Layout)，例如我們原本流程圖的配置是從上到下，只要點擊從左到右(Left to right)，就可以變成如下圖的配置。
- Review 校閱
Tab Review中主要為註解(Comments)的功能。(如下圖)
- View 檢視
Tab View中包含了快速圖形(Quick Shapes)、分頁符號(Page Breaks)及智慧型輔助線(Smart Guides)等檢視功能，快速圖形檢視如下圖。
分頁符號(Page Breaks)檢視如下圖。
智慧型輔助線(Smart Guides)檢視如下圖。
總結及補充：
其實Visio軟體操作相當簡單，使用者介面都很直觀，小編寫這篇文章的另一個目的主為推動企業組織將SOP流程圖化，或是將還沒訂定SOP的作業流程畫出管理流程圖，來讓相關員工有所依循。
藉由Visio軟體可協助企業同仁將步驟繁雜、涉及多方介面的作業流程SOP訂定完善，將各方責任界線劃分清楚，減少模糊地帶，相信能幫助企業組織管理更上一層樓。(從管理階層SOP到基層SOP都適用)