Excel 定義名稱入門介紹
小編於業界觀察發現「定義名稱」算是Excel用戶較少使用的功能之一,但此功能其實重要且強大;使用定義名稱不僅可以讓Excel公式容易理解,還可以結合INDIRECT函數、LAMBDA函數及動態陣列公式做出很多有趣的應用。
定義名稱基本使用方式
定義名稱的使用目的為:定義Excel檔案中的一個儲存格範圍,可定義單一儲存格或多個儲存格(一個陣列)。
「定義名稱」功能位於選單公式(Formulas)->定義名稱(Define Name)裡面。(如下圖)
上圖紅框左邊為名稱管理員(Name Manager),所有定義的名稱都可於這個視窗查詢及編輯,若想直接定義一個新名稱,可直接點選定義名稱(Define Name)。讓我們來簡單示範一下操作方式:
假設我們定義儲存格A1的名稱為:謝謝 (如下圖)
點選OK後,此時各位可以發現一旁的名稱方塊裡面已經變為:謝謝。(如下圖)
故各位也可以理解此名稱為Excel儲存格範圍的位址,從A1變為謝謝,接下來我們於A1儲存格輸入一個文字:不客氣。(如下圖)
接下來我們於儲存格C1輸入公式=謝謝,各位猜猜會回傳什麼值呢?。(如下動圖)
定義名稱也可以定義一個儲存格範圍,例如我們將1月~12月的銷售量定義為:銷售量。(如下圖)
之後,若我們要計算1~12月的銷售量加總或平均,就可以於公式中呼叫此名稱:=SUM(銷售量)、=AVERAGE(銷售量),亦可達到簡化公式的效果。(如下圖)
定義名稱進階應用
1.結合INDIRECT函數
INDIRECT函數可以說是為了定義名稱而創造的函數,它的主要參數就是一個字串,只要是定義過的名稱都可以放在裡面,可以直接鍵入或用儲存格參照的方式寫入。(更多INDIRECT函數的應用將另寫文章介紹)
在示範定義名稱與INDIRECT函數的用法之前,先讓我們定義三個新的名稱:銷售量2024年、銷售量2023年、銷售量2022年。(如下圖)
如前一節所述,如果要計算一整年度的銷售量加總,可以使用公式 = SUM(銷售量2024年),因為SUM函數裡面的參數為文字,並非儲存格參照,所以是無法直接下拉複製到2023年及2022年。
接著讓我們將INDIRECT函數套用進來,將公式改為=SUM(INDIRECT("銷售量2024年")),也是一樣無法將公式下拉複製,你可能會問為什麼要多此一舉?!
讓我們再多做一個動作,將INIDIRECT函數裡的字串拆解為"銷售量"加上年度的儲存格參照,如此公式就可以直接下拉複製或貼到其他的儲存格了。
PS 相信於職場與Excel一起奮鬥許久的人會知道,實際使用的資料不會僅有一個項目(銷售量),及可能各個資料分散於多個工作表,這時候若能寫一個好的公式,將其複製貼上到其他所有儲存格,那會是一件多麼美好的事情,所以上述的使用技巧各位可以實際活用看看喔!
2.結合LAMBDA函數
於Microsoft 365中Excel可以利用LAMBDA函數來創建屬於自己的函數(不需VBA),其中創建的方式會結合定義名稱功能,詳細的說明請參考此篇文章:LAMBDA函數介紹。
3.結合動態陣列公式
總結及補充:
定義名稱的用法可以很簡單也可以很複雜,各位不妨從簡單的應用開始練習,例如將公式中參照的儲存格名稱進行定義名稱:匯率、日期等,相信不管是對自己或是其他同事,都可以幫助大家更容易理解Excel裡的公式,及便於維護。