Excel 定義名稱入門介紹

小編於業界觀察發現「定義名稱」算是Excel用戶較少使用的功能之一,但此功能其實重要且強大;使用定義名稱不僅可以讓Excel公式容易理解,還可以結合INDIRECT函數、LAMBDA函數及動態陣列公式做出很多有趣的應用。

定義名稱基本使用方式

定義名稱的使用目的為:定義Excel檔案中的一個儲存格範圍,可定義單一儲存格或多個儲存格(一個陣列)。

「定義名稱」功能位於選單公式(Formulas)->定義名稱(Define Name)裡面。(如下圖)

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上圖紅框左邊為名稱管理員(Name Manager),所有定義的名稱都可於這個視窗查詢及編輯,若想直接定義一個新名稱,可直接點選定義名稱(Define Name)。讓我們來簡單示範一下操作方式:

假設我們定義儲存格A1的名稱為:謝謝 (如下圖)

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點選OK後,此時各位可以發現一旁的名稱方塊裡面已經變為:謝謝。(如下圖)

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故各位也可以理解此名稱為Excel儲存格範圍的位址,從A1變為謝謝,接下來我們於A1儲存格輸入一個文字:不客氣。(如下圖)

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接下來我們於儲存格C1輸入公式=謝謝,各位猜猜會回傳什麼值呢?。(如下動圖)

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定義名稱也可以定義一個儲存格範圍,例如我們將1月~12月的銷售量定義為:銷售量。(如下圖)

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之後,若我們要計算1~12月的銷售量加總或平均,就可以於公式中呼叫此名稱:=SUM(銷售量)、=AVERAGE(銷售量),亦可達到簡化公式的效果。(如下圖)

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定義名稱進階應用

1.結合INDIRECT函數

INDIRECT函數可以說是為了定義名稱而創造的函數,它的主要參數就是一個字串,只要是定義過的名稱都可以放在裡面,可以直接鍵入或用儲存格參照的方式寫入。(更多INDIRECT函數的應用將另寫文章介紹)

在示範定義名稱與INDIRECT函數的用法之前,先讓我們定義三個新的名稱:銷售量2024年、銷售量2023年、銷售量2022年。(如下圖)

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如前一節所述,如果要計算一整年度的銷售量加總,可以使用公式 = SUM(銷售量2024年),因為SUM函數裡面的參數為文字,並非儲存格參照,所以是無法直接下拉複製到2023年及2022年。

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接著讓我們將INDIRECT函數套用進來,將公式改為=SUM(INDIRECT("銷售量2024年")),也是一樣無法將公式下拉複製,你可能會問為什麼要多此一舉?!

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讓我們再多做一個動作,將INIDIRECT函數裡的字串拆解為"銷售量"加上年度的儲存格參照,如此公式就可以直接下拉複製或貼到其他的儲存格了。

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PS 相信於職場與Excel一起奮鬥許久的人會知道,實際使用的資料不會僅有一個項目(銷售量),及可能各個資料分散於多個工作表,這時候若能寫一個好的公式,將其複製貼上到其他所有儲存格,那會是一件多麼美好的事情,所以上述的使用技巧各位可以實際活用看看喔!

2.結合LAMBDA函數

於Microsoft 365中Excel可以利用LAMBDA函數來創建屬於自己的函數(不需VBA),其中創建的方式會結合定義名稱功能,詳細的說明請參考此篇文章:LAMBDA函數介紹

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3.結合動態陣列公式

動態陣列公式的功能已新增於Office 2021後及365的版本中,但到目前為止還是不能將動態陣列公式的參照公式放入圖表數列公式中,但可以放入定義名稱中,這時候就若要做出圖表的動態資料來源數列,就可以先將動態陣列公式進行定義名稱,再將此名稱放入圖表數列公式中,詳細說明可參考此篇文章的中後段:儀表板設計入門介紹

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總結及補充:

定義名稱的用法可以很簡單也可以很複雜,各位不妨從簡單的應用開始練習,例如將公式中參照的儲存格名稱進行定義名稱:匯率、日期等,相信不管是對自己或是其他同事,都可以幫助大家更容易理解Excel裡的公式,及便於維護。

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