談談篩選(Filter)

Filter的中文為篩選、過濾,使用相關函數、工具進行篩選的動作,在資料處理中是不可或缺的。大家應該有經驗用手機App、網頁購物時,為了最快速找到自己想要的商品,會用網頁類別篩選的checkbox進行勾選。舉一個更直接的例子,大家每天在Google查詢就是一種篩選行為呢!

 

讓我們從Excel來開始說明吧!

先從大家比較常用的篩選方式說起(以下範例皆使用飲料店Menu資料做示範):

  1. 在Excel 首頁(Home Tab)裡靠右邊會看到一個漏斗形狀的篩選器:
20220104_01_P1

其使用方式為將滑鼠游標隨便點選於資料中任一個儲存格(cell),然後點擊Filter,Excel就會幫你自動把此資料每一欄位首列加上篩選器,你就可以從這邊選擇你想要的資料列,詳如下圖:

20220104_1_P2

例如我篩選類別=奶茶,就會只有奶茶的資料類別顯示出來,如下圖。
另外順便提一下大家習以為常的現象,就是非奶茶類別的列位會被隱藏起來(第2,6,7,8列),此現象會影響到一些動態看板的設計流程,未來有機會再做解釋。

20220104_1_P3
  1. Excel的表格(Table)的自動篩選功能:
    開始之前,先讓我們把上述資料表格化,表格化有兩個方式,第一個也是較快的方式,是將滑鼠游標放在此資料中任一儲存格,使用快捷鍵「Ctrl+T」,在跳出的視窗中點擊確認ok即可完成;第二個就是從Excel Insert Tab裡面點擊Table,再從跳出的視窗中點擊確認ok可完成
    ,如下兩圖:
20220104_1_P11
20220104_1_P4

變成表格後,就如同項次一篩選器方法,進行篩選即可完成。

20220104_1_P6

接下來介紹一個大家比較少用的方法:Slicer。

  1.  除了使用表格首列的篩選器外,也可以從Excel Table Design Tab裡面選擇Insert Slicer插入一個篩選器(當然前提是你的資料已經表格化(Table)),如下圖:
20220104_1_P7
20220104_1_P8

以上Slicer可以選擇一個或多個類別,以上就完成了篩選。

  1. 最後,使用Excel 2021或365版本才有的函數FILTER()做示範,開始前先說明一下FILTER函數的參數:
    FILTER( array, include, [if empty] ),array就是你想要過濾的資料範圍,include就是篩選條件,[if empty]是非必要參數,代表如果找不到你要的條件,要回傳什麼數值。
20220104_1_P9
20220104_1_P10

因為這個是動態陣列公式(文章連結),所以你會發現只要一個儲存格打完公式,就可以直接呈現出一個陣列出來,此陣列外圍會有淺藍色的框線。另外大家也會發現使用動態陣列公式不會隱藏列,還是完整的1~8列,這個對未來做動態看板很有幫助呢!

 

以上4種方法皆為較基本的篩選(filter)動作,亦皆為單欄資料的篩選。多重欄位的資料篩選也可運用同樣的方法操作,將資料依照你的需求進行篩選地更精準(縮小範圍)呢!
大家手邊有電腦的話不妨也測試一下上述方法是否都能成功使用呢?!

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