各行各業的人如何看待LOOKUP/JOIN
再深入探討、學習各種軟體、語言所用之LOOKUP/JOIN等函數前,是否讓大家先想像一下,各行各業的人使用此相關函數的用途、目的是什麼?
在開始之前,先跟大家說明一下什麼是LOOKUP與JOIN:
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LOOKUP:
用於Excel中(VLOOKUP, XLOOKUP),是指將一表格(Table)/矩陣(Array)中某欄位資料做為查詢字,去與另一表格(Table)/矩陣(Array)中某欄位(同屬性/內容)進行比對,若數據相同可得到此數據在此欄的位置(=欄序),再以此欄序將此表格(Table)/矩陣(Array)中你想要回傳的欄位的數據進行回傳到目前儲存格。
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JOIN:
用於資料庫(MySQL)或資料模型(Power Query, DAX)中,是指將兩個表格(Table)中同屬性/內容的欄位進行連結合併(共有六種合併方式),以得到一個具備你想要資料欄位組成的新表格(Table)。
LOOKUP:
用於Excel中(VLOOKUP, XLOOKUP),是指將一表格(Table)/矩陣(Array)中某欄位資料做為查詢字,去與另一表格(Table)/矩陣(Array)中某欄位(同屬性/內容)進行比對,若數據相同可得到此數據在此欄的位置(=欄序),再以此欄序將此表格(Table)/矩陣(Array)中你想要回傳的欄位的數據進行回傳到目前儲存格。
JOIN:
用於資料庫(MySQL)或資料模型(Power Query, DAX)中,是指將兩個表格(Table)中同屬性/內容的欄位進行連結合併(共有六種合併方式),以得到一個具備你想要資料欄位組成的新表格(Table)。
不同行業、不同職務的人使用LOOKUP/JOIN函數用途大不相同,若要區分使用者類別,目前普遍是以前端(Frontend)和後端(Backend)使用者做為區分。以下舉幾個訪問員工的例子給大家聽:
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業務人員(前端):
因公司幾千個產品每個月皆會調整單價,我在做計劃時會用Excel VLOOKUP函數與ERP系統下載的單價表進行對照,以節省人工查詢更新的時間。
業務人員(前端):
因公司幾千個產品每個月皆會調整單價,我在做計劃時會用Excel VLOOKUP函數與ERP系統下載的單價表進行對照,以節省人工查詢更新的時間。
- 辦公室主管(前端):
每個月我在打人員分數時,會利用對照表將0~100分轉換為優良甲乙等。
每個月我在打人員分數時,會利用對照表將0~100分轉換為優良甲乙等。
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資訊工程師(後端):
Excel LOOKUP函數我很少用,但我在處理MySQL資料庫的時候,操作上會有同樣的概念,以資料庫中不同Table的同個資料欄位進行JOIN( 例如將'修復單'Table的[修復單編號]欄位與'保養委託單'Table的[修復單編號]欄位進行合併資料 ),以得到新的Table給予前端使用者。
資訊工程師(後端):
Excel LOOKUP函數我很少用,但我在處理MySQL資料庫的時候,操作上會有同樣的概念,以資料庫中不同Table的同個資料欄位進行JOIN( 例如將'修復單'Table的[修復單編號]欄位與'保養委託單'Table的[修復單編號]欄位進行合併資料 ),以得到新的Table給予前端使用者。
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市場分析師(後端):
我覺得LOOKUP的觀念在資料模型(Data Model)裡面就像是兩個Table建立關係線(Relationship)後,可以直接以某Table之欄位資料去取得或運算另一Table裡的某欄資料,以生成分析報表,例如產品Table中的產品名稱與銷售Table的產品名稱建立關係線,可製作一報表:欄位一為此公司所有產品清單,欄位二為產品清單對應到的銷售額加總。
市場分析師(後端):
我覺得LOOKUP的觀念在資料模型(Data Model)裡面就像是兩個Table建立關係線(Relationship)後,可以直接以某Table之欄位資料去取得或運算另一Table裡的某欄資料,以生成分析報表,例如產品Table中的產品名稱與銷售Table的產品名稱建立關係線,可製作一報表:欄位一為此公司所有產品清單,欄位二為產品清單對應到的銷售額加總。
- 阿範(介於後端與前端之間=中端?!):
對於LOOKUP/JOIN,我第一個會想到Power Query,因為辦公室同仁往往較難直接將Excel檔案與公司資料庫server連接(很多麻煩的申請手續),若要取得資料庫資料需以ERP下載的方式取得。
故我常常是定期將ERP資料下載,再利用Power Query Merge(JOIN之意)的功能(六種合併種類),可以達到如案例3同樣的目的。下圖為Power Query Editor,未來會再跟各位分享使用方法。
對於LOOKUP/JOIN,我第一個會想到Power Query,因為辦公室同仁往往較難直接將Excel檔案與公司資料庫server連接(很多麻煩的申請手續),若要取得資料庫資料需以ERP下載的方式取得。
故我常常是定期將ERP資料下載,再利用Power Query Merge(JOIN之意)的功能(六種合併種類),可以達到如案例3同樣的目的。下圖為Power Query Editor,未來會再跟各位分享使用方法。
另外,不得不提一下Excel 2021或365版本才有的函數XLOOKUP,或許還有很多人不知道這個函數,這個函數改善了VLOOKUP只能從最左邊開始往右LOOKUP的限制,且結合了Excel新的動態陣列函數(Dynamic Array Functions),可以一次回傳多欄陣列,下圖簡單舉例請參考:
上述五個例子包含了前端、後端使用者的情境,及涵蓋了Excel、MySQL、Power BI、Power Query等軟體及DAX語言等運用。其實可以大略代表了各行各業可能會碰到的狀況,對於尚未就業的人來說,相信此篇文章可以讓你們對LOOKUP/JOIN有了基本的認知,對於業界同仁,也鼓勵大家更新Excel版本,練習使用Excel最新的函數。